Högskola går i bräschen för efakturan i Sverige

På knappt sex månader har Södertörns högskola gått från 51 procent elektronisk fakturering till över 83 procent.

Det gör dem till den myndighet i Sverige med högst andel elektronisk fakturering och visar vägen för myndigheter som Migrationsverket (69 procent) och Försäkringskassan (55 procent). Södertörns högskola var bland de första myndigheterna att anpassa sig till det nya lagkravet på att samtliga myndigheter i Sverige endast ska ta emot elektroniska fakturor senast 2019.

Ekonomistyrningsverket (ESV) tecknade i april 2017 ett nytt statligt ramavtal med OpusCapita, ett av Nordens ledande fintech-företag, för hantering och distributionen av fakturor till myndigheters kunder. Avtalet omfattar både e-faktura och pappersfaktura. Sammanlagt kommer 219 svenska myndigheter att ansluta sig till PEPPOL via OpusCapita under 2018.

Bakom den höga andelen e-fakturor på Södertörns högskola ligger ett gediget arbete med att förankra betydelsen och skapa en gemensam vision av införandet av e-fakturor i den egna organisationen.

Genom att vara proaktiva och tidigt ute med att anpassa sig till de nya kraven har Södertörns Högskola minskat sina administrativa kostnader för hanteringen av fakturor drastiskt. Under perioden 2016 till 2017 minskade andelen pappersfakturor som scannades med 32 procent.

En scannad pappersfaktura betalar myndigheterna cirka fem kronor styck för och det tar upp till fem dagar att processa den. Att jämföra med en elektronisk faktura som kostar under kronan och processas inom en dag. En PEPPOL-faktura kommer vara ännu mer kostnadseffektiv att processa och hantera för myndigheterna.

”Tidigare hade vi fyra personer på Södertörns högskola som hanterade våra fakturor. Idag är det 1,75 tjänst per år som krävs. Det har frigjort mycket tid för medarbetarna att ägna sig åt mer värdeskapande aktiviteter”, säger Anna Sande, systemförvaltare och ansvarig för implementationen på Södertörns Högskola.

Samtidigt har kraven från staten varit hårda och krävt stöd från OpusCapita.

”Vi har en kraftig digitaliseringsagenda i Sverige. Det tycker jag är positivt men det har också inneburit att staten och ESV i det här fallet har ställt hårda krav på myndigheterna att själva utveckla sina processer för att möta kraven. Där har vi varit väldigt beroende av en partner som OpusCapita, säger Anna Sande.

Ökad effektivisering och minskade kostnader för ekonomifunktionen har snabbt blivit hygienfaktorer i det digitaliserade Sverige.

Elektronisk fakturering är viktigt för att effektivisera den offentliga sektorn och ger dessutom fördelar för de företag som antingen är leverantörer till offentlig sektor, eller betalar fakturor från offentlig sektor. Hela Europa arbetar med detta.

”Idag kan en blomsterhandlare i Huddinge bredvid Södertörns Högskola som hanterar sina fakturor i Excel, skicka och ta emot fakturor elektroniskt till myndigheter med hjälp av leverantörsportalen. Det vittnar om att tillgängligheten är en av PEPPOL-nätverkets stora styrkor, ingen diskrimineras”, säger Matts Ek, Head of B2B onboardingprogram, OpusCapita.