Behovet av att kunna förbättra studenternas tillvaro genom strategisk tillämpning av teknik har aldrig varit större för våra lärosäten.
Claes Huber, Sverigechef Boomi
Inte minst idag på grund av den rådande pandemin då stora delar av utbildningarnas olika moment måste ske online.
Därför försöker universitet över hela världen förbättra studenternas digitala upplevelser och möta deras krav. Det finns ett stort behov av integration mellan system för att utbildningarna ska kunna ske när och var som helst. Utan sömlös anslutning riskerar vi få oregelbundna processer och inkonsekventa data, vilket kan leda till studenternas frustration och missnöje. Det är viktigt att komma ihåg att den digitala upplevelsen ofta återspelas i recensioner online om universitetet och detta kan påverka potentiella sökandes beslut i många år framöver. Därför vågar jag påstå att behovet av att optimera studentupplevelsen är avgörande för att fortsätta vara konkurrenskraftig som universitet i en global värld.
Tekniken ökar delaktigheten
Universitet och högskolor kan förbättra studenttjänsterna och berika studentportaler med ett bredare utbud av akademiska resurser, inlärningsmetoder och sociala nätverk. Detta samtidigt som de också erbjuder nya mobiltjänster – allt ifrån digital åtkomst till campus till lärobokslån med en smartphone. Faktum är att tekniken ökar engagemanget och hjälper studenterna att bli mer delaktiga i sitt lärande.
Tekniken är självklart inte bara till fördel för studenterna, utan även lärarna, forskarna och övrig personal gynnas när den operativa effektiviteten i organisationen ökas, övergångarna till distansundervisning underlättas och datainformationen som genereras kan användas för analys och bättre beslutsfattande. Vi kan också se hur mer integrerade system kan leverera bättre hantering och analys för exempelvis ekonomisk rapportering, student- och medarbetarregister och spårning av olika insamlingar. Faktum är att samla in och spåra digitalt kan minska datafelen med 90 procent jämfört med manuell inmatning. Den äldre, mer osynkroniserade tekniken hämmar dessutom ofta innovationen överlag och är i längden mer kostsam.
Bristande integration mellan lärosäten försvårar samarbete
Bristande integration av system på ett lärosäte är ofta ett problem. Men jag skulle också våga påstå att bristande integration mellan våra universitet är ett problem. Den akademiska världen skulle kunna vinna mycket på mer enhetliga och integrerade system eftersom studenter då skulle kunna studera vid ett nytt universitet utan att behöva byta system. Detsamma gäller medarbetare och data som enklare skulle kunna förflyttas och delas mellan olika universitet. Men istället försvåras samarbetet eftersom många universitet sitter kvar med gammal och osynkroniserad teknik som också kan vara svår att integrera med moderna molnlösningar. Detta riskerar skapa oregelbundna processer och inkonsekventa data både inom den egna organisationen och i samspel med andra. En annan viktig aspekt är säkerheten som blir oöverblickbar och svårhanterlig med flera olika uppdelade system.
Frågan om samarbete och mer gemensamma system aktualiseras också i regeringens planer på ett statligt moln som bland annat förväntas lösa vissa bristande problem med integritet och hantering av känsliga data. Tanken är att vi tillsammans också kan skapa en större acceptans för digitala tjänster och dra nytta av digitaliseringens fördelar.
Men för att fullt ut förstå värdet med integrerade system i den akademiska världen måste man också förstå studentens livscykel och studieresa som har blivit alltmer datainriktad. Och det är detta många med traditionella IT-lösningar missar. En datainriktad studieresa innebär att övervaka, spåra och hantera hela studieresan som börjar vid antagning, fortsätter med betygsrapportering och så vidare. Tidigare har detta varit en svår och tidskrävande uppgift med manuellt arbete för att behålla och utveckla nuvarande studenter samtidigt som man måste locka och vårda nya projekt.
Därför finns det mycket att vinna på genom att optimera och automatisera processerna med datadrivna och molnbaserade tillvägagångssätt, som inte bara förbättrar den digitala upplevelsen utan också förbättrar uppföljning och utveckling av hela verksamheten. Detta måste ligga i universitetens intressen för att de till fullo ska kunna nyttja de fördelar som digitaliseringen innebär för både deras forsknings- och utbildningsverksamhet.
Claes Huber, Sverigechef Boomi
