I samband med skolstart hanterar landets skolor en stor mängd dokumentation, och det är långt ifrån fritt från utmaningar.
Extra administration för skolan, och också allt från säkerhetsrisker till en stor påverkan på miljön – men lösningen finns i form av Canons automatiserade formulärhantering.
– På så vis kan lärare fokusera på att ge våra barn en framtid; inte på att samla in papper och överföra data som kommer in, berättar Lisa Köllerström, produktansvarig hos Canon.
Varje vårdnadshavare och lärare kan intyga att skolstart är synonymt med mängder av papper som ska signeras. Vaccination, kontaktinformation, speciell kost – och väldigt mycket mer. Förutom att det är en tämligen omständlig och tidskrävande process att gå igenom och signera papper är det dessutom relativt riskfyllt ur ett säkerhetsperspektiv.
– Papper slarvas väldigt enkelt bort och kan innehålla exempelvis kontaktuppgifter. Framför allt tycker jag det inte är ett särskilt miljömedvetet arbetssätt med denna mängd papper.
-Digitaliseringen har gått snabbt framåt i samband med pandemin och skolan borde därför vara mer digitala, förklarar Lisa Köllerström, och August Martin, affärskonsult på Canon fortsätter:
– Vi har runt tio papper per barn som ska signeras av vårdnadshavare vid varje skolstart. Det innebär en heltidstjänst från augusti till september när tio papper gånger 400 elever ska administreras. Att digitalisera detta är av stor vinning ur många anseenden.
Flera användningsområden
Det har även dykt upp flera positiva effekter med den automatiserade hanteringen. I fall där en elev har en avvikande kost har detta tidigare fyllts i och fysiskt tagits med till kökspersonal som bevarar informationen för varje enskild elev. I samband med Canons tjänst har detta blivit avsevärt enklare.
– Så fort kostblanketten skickas in får kökspersonalen en notis om en avvikande kost. Nu kan de söka i systemet och se att exempelvis 7B ska på klassresa där de behöver lunch med sig – och de kan snabbt söka på vilka som är till exempel laktos- eller glutenintoleranta, säger Daniel Gernandt, affärsutvecklare.
– Tidigare kunde 250-300 elever börja i årskurs 1 och få med sig hem en mängd papper, men lärarna hade svårt att hålla koll på vilka som faktiskt hade lämnat in sina. Här får man direkt en mycket bättre överblick och kan med ett knapptryck påminna de familjer vars blanketter inte fyllts i.
En investering för framtiden
Ett digitaliserat arbetssätt kommer dessutom vara av största vikt i framtiden, och Canons tjänst ger mer än bara en förenklad arbetsvardag, anser Lisa Köllerström. Hon menar att med den breda kompetensbrist som finns i landet och behovet av att attrahera duktiga lärare kräver lösningar likt dessa.
– En tjänst likt vår är ett sätt att framstå som en attraktiv arbetsplats för att locka till sig nya lärare. Ett effektivt och modernt arbetssätt blir allt viktigare när folk söker nya jobb, avslutar hon. Canon Business Center hjälper dig som företagare att bli bättre på allt som har med dokument att göra. Oavsett om du söker efter kopieringsmaskiner, kontorsskrivare, scanners eller kanske mjukvara för snabbare dokumenthantering.
