Den svenska skolan befinner sig i en brytningstid där traditionella manuella rutiner och processer ersätts och effektiviseras med nya digitala verktyg.
Det är också en brytningstid där allt fler kommuner strävar mot samma mål; vi vill ersätta våra olika verksamhetssystem införskaffade vid flera tillfällen med en sammanhållande skolplattform.
Att skolplattformar kan ge många olika nyttoeffekter råder det ingen tvekan om. Förutsättningar skapas för utveckling av mobila och arbetsbesparande arbetssätt. Administrationen minskar. Att hitta information går snabbare. Mer tid frigörs för pedagogiken och lärandet. Lärare och skolledare får en gemensam väg för planering, kommunikation och uppföljning. Kommunikationen mellan skolledning och arbetslag, och mellan arbetslag och föräldrar förenklas. Föräldrarna kan lättare följa barnens utveckling i skolan och få bättre förutsättningar att sporra och stötta. Det blir enklare att hantera pedagogiskt material och att sammanställa underlag som kan ligga tillgrund för uppföljning, utvärdering och utveckling.
Förändringarna vid införande av skolplattformar är genomgripande och de potentiella nyttoeffekterna kan bli avsevärda, men de kommer inte med automatik. Utmaningarna som kommunerna ställs inför är många både inför upphandlingen, i samband med införandet och inte minst efter införandet då det måste finnas en etablerad systemförvaltningsorganisation som ansvarar för den nya lösningen under hela dess livstid.
Under de senaste åren har Telemanagement deltagit i ett antal framgångsrika skolprojekt bland annat vid förstudier, upphandlingar och implementeringar av skolplattformar och andra former av IT-stöd. Erfarenheterna visar att det finns viktiga frågeställningar som är centrala för att projekten ska bli framgångsrika.
Undvik fallgropar under upphandlingen
Värmdö kommuns införande av gemensam skolplattform i kommunens grund- och förskolor är ett exempel på ett krävande skolprojekt där Telemanagement anlitades under såväl upphandlingen som implementeringen. Projektet betecknas av kommunen som en av de mest lyckade upphandlingarna någonsin och skolplattformen är idag kommunens största system med flera tusen användare.
Ansvarig konsult hos Telemanagement var Viktor Dellmar och han pekar på några av de utmaningar som en kommun kan ställas inför vid beslut om upphandling och införande ett enhetligt verksamhetsstöd i skolorna.
Viktor Dellmar
– Under ett antal år har de satsats mycket på att köpa in och utrusta både skolor och elever med datorer och andra IT-hjälpmedel. Många önskade effekter har uteblivit. Behovet idag är istället att förändra arbets- och läroprocesser och då krävs både ett nytt IT-stöd och en strategi som sätter fokus på önskad verksamhetsnytta istället för på IT-systemen. Att det sker redan under upphandlingsfasen är oerhört viktigt och i Värmdö kommun bildades en referensgrupp som arbetade med det perspektivet. Man listade funktioner som skulle prioriteras och undvek därmed en av fallgroparna under upphandlingen. Utan tydliga behov och krav är det svårt att veta vad som är rätt lösning när målet är en enhetlig och positiv verksamhetsutveckling, säger Viktor Dellmar.
Det finns ett flertal aktörer på den svenska marknaden som erbjuder skolplattformar och olika verksamhetssystem som stöd för skolornas administration, pedagogiska processer och kommunikation/information mellan hem och skola. De lösningar som erbjuds är ibland mycket funktionsrika och Viktor Dellmar menar att det kan vara lätt att tappa fokus och att funktioner som skapar verklig nytta blandas ihop med ”nice to have-funktioner”.
– Utan tydliga behov och krav är det svårt att kravställa rätt och även att få en bild av vad som är rätt verksamhetsstöd. Vårt råd är att en kommun som står inför utmaningen att bygga upp enhetliga rutiner med hjälp av en skolplattform ser till helheten och lägger mycket tid på att diskutera hur all information ska hanteras för att resultatet ska bli verksamhetsnytta. Därför är det ”need to have”-funktionerna som ska definieras och rangordnas. För att tydliggöra vilka dessa är måste man sätta in hela skolverksamheten i en helhetsstruktur och även diskutera hur man med en skolplattform ska få till en sådan struktur. Var kommer informationen ifrån? Vem gör vad? Hur ska vi jobba för att vi ska få ut den effekt vi vill ha? Frågeställningarna är många men det är oerhört viktigt att de tas upp och att effektmålen blir tydliga, fortsätter Viktor.
Viktigt med förankring av målbilden och en tidigt bemannad förvaltningsorganisation
Även om en upphandling genomförs framgångsrikt slutar inte utmaningarna där. När det är dags för införandefasen väntar nya viktiga beslut och vägval. Att implementera en ny skolplattform i många skolor är ett omfattande förändringsprojekt. Kraven på kraftfull och professionell förändringsledning är stora och förmågan att vända förändringsobenägenhet till en positiv inställning till ett nytt IT-stöd kan vara avgörande för att effekten ska bli den önskade.
– Man ska inte underskatta de utmaningar som väntar under införandefasen. Även i en mindre kommun kan det vara hundratals lärare, administrativ personal och rektorer som ska förstå målbilden, ta den till sig och engagera sig för att målen ska uppnås. Detta kräver utbildning och stor drivkraft och uthållighet hos de som utsetts till att leda projektet. Det gäller att både styra kraftfullt men också skapa en positiv förankring. Lyckas man inte i med detta blir det svårt att få människor att använda ett nytt verksamhetsstöd fullt ut och det blir även svårt att förändra gamla invanda arbetssätt, förklarar Viktor Dellmar.
Viktor och kollegor i skolteamet på Telemanagement har i olika skolprojekt också arbetat med processutveckling, verksamhetsutveckling, etablering av nya arbetssätt och systemförvaltningsorganisationer som är anpassade till de krav som ställs när ett nytt verksamhetssystem införs. Avslutningsvis vill Viktor understryka betydelsen av att en systemförvaltningsorganisation både skapas och bemannas tidigt i ett projekt.
– Redan innan införandefasen börjar bör det utses ansvariga för det nya verksamhetssystemet. De ska ges ett tydligt definierat ansvar och mandat att aktivt driva användningen så att den förväntade verksamhetsnyttan uppstår. Det finns många exempel på projekt där en stor del av användarna inte nyttjar ett nytt verksamhetsstöd på rätt sätt eller fullt ut. Med rätt bemannad förvaltningsorganisation där de ansvariga också får utbildning och stöd ökar möjligheterna att få en bred acceptans och ett starkt engagemang hos användare på alla nivåer. Man ska tänka livscykel när man inför ett nytt verksamhetssystem – d.v.s. man ska se till att systemet används på rätt sätt, att användningen utvecklas i takt med verksamhetens krav och att man är lyhörd för användarnas behov av vidareutbildning och krav på anpassningar av systemet avslutar Viktor Dellmar.
